Manager à distance avec les bons outils et les bons réflexes

Avec plus de 29% de salariés français en télétravail, le manager doit adapter ses outils et ses réflexes à cette mouvance. Plusieurs outils et applications lui permettent de bien manager à distance tout en maintenant la culture d’entreprise vive parmi les membres de son équipe. 

Environ 29% des actifs français télétravaillent

Si les chiffres du télétravail ne sont pas les mêmes d’une étude à l’autre, tous révèlent une tendance à la hausse en la matière. Les salariés français seraient désormais un peu plus de 5 millions à travailler à distance un ou plusieurs jours par semaine, directement à domicile ou dans un tiers lieu situé à proximité de chez eux. Ils représenteraient ainsi plus de 29% des effectifs des entreprises. Les raisons d’un tel engouement ? Un gain de temps en transports, un meilleur équilibrage entre vie personnelle et vie professionnelle, la possibilité de travailler pour une organisation à l’étranger ou dans un gros pôle économique sans avoir à déménager … Oui mais voilà, si le télétravail plait aux salariés, il complique un tant soit peu la vie (et les missions) du manager. 

Voici nos conseils pour relever le défi du management à distance. 

Résumé et rappel : le rôle du manager 

En présentiel ou à distance, n’oublions pas que le rôle du manager est de mener son équipe à l’atteinte des objectifs de l’organisation dans les conditions optimales. On pourrait résumer ses missions ainsi :

• Définir l’objectif et les délais avec clarté et auprès de tous 
• Répartir les missions entre collaborateurs 
• S’assurer que chaque collaborateur a appréhendé sa mission, son cadre de travail et qu’il dispose des moyens nécessaires pour l’atteinte de ses objectifs
• Suivre l’évolution de chacun et recadrer, le cas échéant

Au-delà de ces missions pragmatiques, le manager est aussi le garde-fou de la vision et des valeurs de l’entreprise. Son rôle est de :

• Les transmettre à son équipe
• Fédérer autour d’elles
• Les maintenir vivantes
• In fine, entretenir une véritable culture d’entreprise au sein de ses équipes

Pour réussir ce vaste défi, le manager peut compter sur des méthodes éprouvées, mais aussi sur sa posture et son discours qui, maîtrisés et adaptés, favorisent son autorité naturelle. 

Mais si les comportements du manager restent inchangés selon les lieux de travail, les outils de gestion de projet et de reporting, les modes de communication et d’entretien de la culture, quant à eux, doivent évoluer dès lors que les équipes se retrouvent séparées.

Le sommaire : 

• Manager à distance
• Transmettre la culture d’entreprise et fédérer à distance
• Maintenir le lien dans la durée

Manager à distance 

La réunion entre collaborateurs

Dans le cadre du management à distance, une réunion d’équipe hebdomadaire en visioconférence paraît indispensable pour réunir des collaborateurs qui ne se fréquentent pas au quotidien (une forme de maintien du lien), pour gérer les sujets en cours (comme toute réunion), mais aussi, en tant que manager, pour « capter » l’esprit d’équipe et les éventuelles tensions. Plus que le mail ou le téléphone, la visioconférence est indispensable pour observer ses pairs et réellement comprendre leurs émotions, pour faire passer les messages, pour asseoir son autorité en tant que manager. 

Chez KPM lorsque nous travaillons à distance, nous privilégions les outils Google Hangouts Meet (connecté à Google Agenda) et Skype.

Les applications collaboratives

Des applications comme Witeboard, Mixed ou NoteBookCast proposent des « tableaux blancs virtuels et collaboratifs » qui permettent de prendre des notes et de brainstormer à distance entre collaborateurs ; un outil indispensable pour dynamiser les visioconférences et pour libérer l’intelligence collective malgré la séparation. 

Dans le même esprit, des applications comme Supernotes ou ZohoWriter permettent de corédiger des documents à distance, comme les comptes rendus de réunion, par exemple. 

La gestion des projets

Une plateforme de gestion de projet collaborative est la base du management à distance : centralisation des documents, ajout de commentaires, messagerie instantanée intégrée, planification des tâches, création de notifications … Ce type de plateforme constitue un outil complet de pilotage de projet à distance. 

Chez KPM, nous privilégions l’outil Slack, une référence, mais vous pouvez aussi tester Microsoft Team, Wrike ou encore Wunderlist qui sont les plateformes les plus populaires du moment. 

Reporting individuel et style de management 

En parallèle à la gestion de projet, l’accompagnement de chaque collaborateur en individuel fait partie intégrante de la mission du manager. Sur ce sujet, que vous soyez en présentiel ou à distance ne change pas la donne : votre degré d’accompagnement et de reporting variera selon le collaborateur, son profil et le type de management que vous pratiquez à son égard (plutôt directif, délégatif, participatif ou persuasif). 

De manière générale, vous pouvez créer des espaces d’échanges privés directement au sein de votre plateforme de gestion de projet collaborative. Cette fonctionnalité vous permet d’interagir en toute discrétion avec chaque membre de l’équipe. 

En parallèle, nous vous conseillons de planifier des rendez-vous réguliers avec chaque collaborateur, idéalement en visioconférence. Ces échanges pourront porter sur un complément de reporting, un projet parallèle ou des thématiques informelles, l’objectif étant de « capter » le niveau de bien-être du collaborateur, maintenir le lien et la motivation dans la durée et aborder tout type de sujet nécessaire à sa carrière avec le maximum de proximité possible. 

Transmettre la culture d’entreprise et fédérer à distance

Le rôle du manager, on le sait, va au-delà des missions pratico-pratiques de gestion des Hommes et des projets. Le manager est aussi ce pilier qui assure le lien entre l’équipe et l’entreprise dont il diffuse la vision, les valeurs et la culture. 

Ce rôle moteur est d’autant plus complexe à jouer lorsque les collaborateurs interagissent à distance.  Pour cela,  le manager peut :

• Organiser des visioconférences de groupe ultra rapides, mais régulières pour aborder des thématiques telles que l’état d’esprit, les actualités de l’entreprise et les événements à venir, la vision … A l’image des « stand-up meetings », ces nouvelles formes de réunions tenues debout à la machine à café dans l’optique de maintenir le lien tout en garantissant la rapidité des échanges.
• Mettre en place une application d’entraide, comme l’outil ZeWaow, par exemple, qui permet aux collaborateurs de proposer leurs compétences ou de poster leurs besoins sur toutes sortes de sujets (bug informatique, aide à la réalisation d’une présentation, conseils pour parler en public, conseils Excel …). Ce type de plateforme concrétise la culture et les valeurs de l’entreprise tout en créant du lien. 

Maintenir le lien dans la durée 

Enfin, si un groupe est généralement soudé autour de la culture d’entreprise ; le véritable lien de proximité entres les personnes se créé ailleurs : par les échanges individuels, les moments plus personnels et hors cadre professionnel. Pour favoriser ce type d’échanges à distance, plusieurs solutions s’offrent au manager : 

• Créer un ou plusieurs groupes sur une messagerie instantanée (sans s’inclure en tant que manager pour un réel espace de liberté de paroles) 
• Mettre en place un réseau social interne à l’entreprise avec trombinoscope et espaces d’échanges (découvrez Worplace de Facebook, par exemple, TalkSpirit, Yammer …)
• Lancer des défis informels à distance (à condition que les défis n’engagent pas la compétitivité des collaborateurs, il s’agirait plus de défis « drôles » et sans aucun enjeu). 
• Organiser des moments de qualité à distance (un jeu en réseau, des pauses café digitales …)

En conclusion, manager à distance ne revient pas forcément à déléguer entièrement les missions dans la plus totale autonomie, tel un système de management agile. Les technologies actuelles permettent de choisir le degré d’intervention et de cadrage auprès de chacun des collaborateurs, comme c’est le cas en présentiel. Ils permettent aussi de maintenir la culture vivante au sein des équipes. Ces outils constituent de réels atouts pour le manager.